Die Eventplanung setzt immer mehr auf digitale Strukturen. Die Digitalisierung baut dabei maßgeblich auf die Vernetzung durch das Internet auf. Weil das Internet auf Veranstaltungen Lastspitzen standhalten muss, die Mobilfunkmasten nicht leisten können, empfiehlt die Eventnet bei Veranstaltungen sogenannte High-Density-WLAN-Systeme einzusetzen. Das Surfen im privaten Mobilfunk stoße bei Besuchern schnell an Grenzen.
Alle digitalen Dienste benötigen eine stabile Datenverbindung
„Mobilfunk ist ein geteiltes Medium. Bei Events sind zu viele Menschen an einem Ort, die sich alle das Internet an einem Sendemast teilen. Das Ergebnis: Gäste können plötzlich nicht mehr surfen und Eventmanagern droht ein Kollaps der digitalen Dienste, über die sie die Event-Abwicklung organisieren”, erklärt Maximilian Pohl, Gründer von Eventnet, die sich auf Event-WLAN spezialisiert hat. Dem WLAN-Experten zufolge setzt das digitale Eventmanagement eine stabile WLAN-Verbindung voraus.
Die Entwicklung in der Eventbranche hin zur Digitalisierung wird nicht zuletzt durch die Teilnehmer-Nachfrage forciert. Sie reicht über den Wunsch einer verlässlichen Datenverbindung hinaus und betrifft grundlegende Eventmanagement-Prozesse. Mehr als acht von zehn Teilnehmer (81 Prozent) wünschen sich laut der Xing Event-Studie den Einsatz digitaler Angebote. Laut Experte Pohl zeigt sich die Relevanz von Event-WLAN insbesondere, wenn digitale Dienste zur Eventorganisation geplant sind: „Ob Event-Apps, Abstimmungen, Cashless Payment, E-Ticketing oder Live-Streaming: Mit einer schlechten Verbindung hat keiner Freude an der Umstellung auf digitale Prozesse.“ Eine professionelle Infrastruktur sei deshalb nicht nur die Grundlage für Besucher-WLAN, sondern das Fundament für moderne Event-Dienste – und damit für völlig neue Veranstaltungsformate. „Alle digitalen Dienste haben eines gemeinsam: Sie funktionieren nur mit einer schnellen und robusten Datenverbindung.“
Digitales Besucher-Management-System bei der EinlasskontrolleVeranstaltungskonzept definiert die Bandbreite
Für ein stabiles Event-WLAN sollte laut Pohl ausreichend Kapazität geplant sein, damit es unter der Last vieler Nutzer nicht zusammenbricht. Entgegen der weit verbreiteten Annahme sei die Bandbreite aber nicht der wichtigste Faktor. Der Experte rät deshalb, bei der Planung der WLAN-Infrastruktur nicht ausschließlich die Bandbreite zu berücksichtigen. Pohl: „Die benötigte Leistungsstärke lässt sich ermitteln, wenn das Veranstaltungskonzept feststeht. Denn davon ist abhängig, wie stark das WLAN beansprucht wird und welche Dienste vordergründig genutzt werden beziehungsweise welche Anwendungen auf das WLAN zugreifen.“
Ein Event-WLAN, das Besuchern zudem zum Surfen zur Verfügung steht, ist stark abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und deren Nutzungsverhalten. „Es ist ein Unterschied, ob man einen Ärztekongress plant, bei dem nur ein paar Informationen online abgerufen werden oder einen Blogger-Event mit sehr online-affinen Teilnehmern, bei dem zusätzlich noch ein 4K-Videostream bereitgestellt wird“, erklärt Pohl. Die Planung kann je nach Event höchst unterschiedlich ausfallen. „Für ein Event mit vielen Nutzern in einem geschlossenen Raum ist es ratsam, mit vielen Sendepunkten und kleinen Senderadien zu arbeiten. Bei weitläufigen Außenflächen machen hingegen wenige reichweitenstarke Sender mehr Sinn“, ergänzt Pohl.
Kein WLAN nach Liste
Event-WLAN muss nicht teuer sein. Da jedes Event und jede Location unterschiedlich sind, sind Angaben zu Kosten ohne ein vorausgehendes Beratungsgespräch kein verlässlicher Anhaltspunkt. „Im Eventbereich kann es kein WLAN nach Liste geben. Dafür sind die Anforderungen zu verschieden“, erklärt Pohl. Zu den entscheidenden Faktoren zählen Veranstaltungskonzept, Größe der Location und die örtlichen Gegebenheiten.
„So ist etwa zu klären, ob das WLAN nur für das Backoffice oder für alle Teilnehmer bereitgestellt wird – oder ob etwa digitale Dienste für das Teilnehmermanagement und das Teilnehmerhandling über das WLAN zur Anwendung kommen“, sagt Pohl. Event-WLAN Systeme ließen sich gut skalieren.